Vedtægter for Ollerup Forsamlings og Aktivitetshus

§ 1.
Navn og hjemsted.
Foreningens navn er Ollerup Forsamlings- og Aktivitetshus (herefter OFA). OFA er en privat, selvejende institution, med hjemsted i Svendborg Kommune.

§ 2.
Formål.
OFA’s formål er at drive kulturel virksomhed i det tidligere Egebjerg Kommune, og at stille lokaler og faciliteter til rådighed for kulturaktiviteter og fritidsvirksomhed, gennem ejerskab og drift af ejendommen Svendborgvej 110, Ollerup, 5762 Vester Skerninge.

§ 3.
Medlemmer/kontingent.
Som medlemmer af OFA optages enkeltpersoner, som kan tilslutte sig foreningens formål. Medlemmer af OFA er forpligtet til at betale kontingent. Kontingent fastsættes af generalforsamlingen. Alle betalende medlemmer har stemmeret til generalforsamlingen.

§ 4.
Generalforsamlingen.
OFA’s øverste myndighed er generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling afholdes inden 1. maj med følgende dagsorden:
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Formandens beretning.
4. Fremlæggelse og godkendelse af regnskab.
5. Orientering fra klubberne og udlejningen.
6. Behandling af indkomne forslag.
7. Fastsættelse af medlemskontingent.
8. Valg af bestyrelse.
9. Evt.
Kun medlemmer af OFA kan vælges til bestyrelsen. Der vælges 5-9 medlemmer til bestyrelsen Alle klubber i OFA opfordres til at opstille en repræsentant til bestyrelsen. Indkaldelse sker skriftligt med mindst 14 dages og maksimum 1 måneds varsel via e-mail. Det er det enkelte medlems ansvar at sikre, at bestyrelsen til enhver tid har gældende e-mailadresse for det enkelte medlem. Forslag, der ønskes behandlet, skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen. Alle tilstedeværende, betalende medlemmer har stemmeret til generalforsamlingen. Er man i restance med betaling af kontingent, har man ikke stemmeret. På generalforsamlingen kan der ikke stemmes ved fuldmagt. Hvert medlem har kun en stemme. Generalforsamlingens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed. Beslutning om ændring af vedtægterne kræver dog, at mindst 2/3 af de fremmødte medlemmer stemmer herfor samt, at ændringsforslaget inden generalforsamlingens afholdelse har været bekendtgjort, i forbindelse med indkaldelsen til generalforsamlingen. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, såfremt mindst 3/5 af bestyrelsen ønsker det eller 2/3 af medlemmerne skriftligt tilkendegiver ønske herom. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 4 uger efter at ønsket er modtaget af formanden, og indkaldes skriftligt med angivelse af dagsorden, efter samme regler som den ordinære generalforsamling.

§ 5.
Bestyrelsen.
Forsamlingshusets anliggender varetages af en bestyrelse. Bestyrelsen består af 5-9 medlemmer, som vælges af generalforsamlingen. Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år ad gangen, således at halvdelen af medlemmerne er på valg i ulige år, mens den anden halvdel er på valg i lige år. Bestyrelsen konstituerer sig selv ved valg af formand, næstformand og kasserer. Formand og kasserer skal være myndige. De tilhørende klubbers aktiviteter beskrives i en “klubaftale”, som godkendes af bestyrelsen. Nye klubber skal godkendes af bestyrelsen og er først etableret når der foreligger en klubaftale. Klubaftaler skal som minimum indeholde aftaler om økonomiske forhold og beskrive omfanget af klubbens brug af huset. Bestyrelsen holder møde så ofte som formanden eller mindst halvdelen af dens medlemmer anser det for påkrævet. Bestyrelsesmøder indkaldes med mindst 14 dages varsel. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Bestyrelsens beslutninger afgøres ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Der føres referat af bestyrelsesmøderne, som efter det enkelte møde distribueres til bestyrelsesmedlemmerne.

§ 6.
Klubber.
Under OFA finder forskellige aktiviteter sted arrangeret af en række klubber. En klubs aktiviteter beskrives i en “klubaftale”, som godkendes af bestyrelsen. I forbindelse med generalforsamlingen opfordres klubberne til at opstille en repræsentant til valg til bestyrelsen. I tilfælde af at en klub ikke har en repræsentant i bestyrelsen, skal klubben internt vælge en person, som skal repræsentere klubben overfor bestyrelsen. Denne repræsentant kan altid deltage i bestyrelsesmøderne men har ikke stemmeret.

§ 7.
Drift/økonomi.
OFA’s drift – herunder økonomi – varetages i enhver henseende af bestyrelsen og bestyrelsen udpeger en kasserer. OFA’s indtægter kommer bl.a. fra:
• Medlemskontingenter.
• Udlejning af forsamlingshuset.
• Overskud fra arrangementer, herunder koncerter og fester m.v. arrangeret af klubberne.
• Eventuelt overskud, eller underskud, fra klub aktiviteterne indgår i OFA’s regnskab.
• Tilskud og evt. fondsmidler.
De under OFA tilhørende klubber kan bevilges selvstændige økonomiske beføjelser. Omfanget fastsættes af bestyrelsen og skrives ind i “klub-aftalerne”. De enkelte klubber er ansvarlige for at overholde den økonomiske ramme, der er udstukket af bestyrelsen, og bilag for alle udgifter skal afleveres til OFA’s kasserer. Et eventuelt overskud ved driften af klubberne tilfalder forsamlingshuset. Forsamlingshusets regnskabsår følger kalenderåret. Bogføringen skal foretages på sådan måde, at der gennem regnskabet gives en klar og overskuelig redegørelse for forsamlingshusets indtægter og udgifter ved driften i årets løb, samt forsamlingshusets aktiver og passiver ved regnskabsårets slutning. Driftsregnskab og status udarbejdes af kassereren og fremlægges på generalforsamlingen til godkendelse. Forsamlingshuset forpligtes ved underskrift af bestyrelsens formand eller næstformand samt yderligere 1 bestyrelsesmedlem. Til varetagelsen af den daglige forretningsførelse kan der af den samlede bestyrelse meddeles prokura. Ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom eller ved optagelse af lån, kræves generalforsamlingens godkendelse og underskrift af den samlede bestyrelse. Foreningens bestyrelse og øvrige medlemmer hæfter ikke personligt for forpligtigelser, som er indgået af foreningen. For disse forpligtelser hæfter alene foreningen med sin formue. Foreningens medlemmer har ingen krav på dele af foreningens formue eller på udbytte af nogen art fra foreningens aktiver.

§ 8.
Opløsning af OFA.
OFA kan kun opløses, når mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer af foreningen på 2 på hinanden følgende ekstraordinære generalforsamlinger, med mindst 14 dages mellemrum, stemmer for det. I tilfælde af opløsning skal OFA’s eventuelle formue benyttes til almennyttige og kulturelle formål inden for det tidligere Egebjerg Kommune – sekundært Svendborg Kommune.

Nærværende vedtægter er godkendt på ekstraordinær generalforsamling lørdag, den 19. september 2020.